Discernir entre urgente e importante, y dar prioridad a las tareas primordiales, es un tema apasionante. Como muy bien explica Stephen Covey en sus “7 hábitos de la gente altamente efectiva”, el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. Y es cierto, ya que somos nosotros los que buscamos resultados concretos y para ello nos marcamos unas expectativas (más o menos altas) sobre ellos.
Definamos primero lo que es urgente para nosotros: quizás aquello que necesita de nuestra atención inmediata, algo que no puede esperar hasta mañana. Necesitan de una acción inminente y muchas veces complacen más a otros que a nosotros mismos.
Por otro lado está lo importante, que son aquellos asuntos cuya repercusión afecta más a nuestras metas a largo plazo, a lo que de verdad es significativo y valioso para nosotros, pero que como no suelen ser urgentes, no les prestamos toda la atención que requieren, lo que puede llevar a que con el tiempo, también se conviertan en urgentes.
El cuadrante I es el de lo IMPORTANTE y URGENTE, es en el que nos movemos cada día, donde producimos, aplicamos nuestra experiencia. Son asuntos que reclaman nuestra atención inmediata. Algunas actividades son importantes, pero las hemos ido postergando tanto, o no las hemos planificado lo suficiente, que se han convertido ya en urgentes, surgiendo así una crisis.
El cuadrante II es el IMPORTANTE y NO URGENTE, el cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. Es el cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder de generar capacidad.
El cuadrante III es el URGENTE y NO IMPORTANTE, el cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor parte del tiempo (a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante I). Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes.
El cuadrante IV es el NO URGENTE y NO IMPORTANTE, es el cuadrante de la perdida de tiempo, a donde nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta nada: tareas triviales como le correo spam, publicidad, café, pausas, conversaciones intrascendentes.
Con base en lo anterior puedo argumentar que es indispensable tener un buen manejo de nuestro tiempo y sobre todo de su administración y el tipo de actividades que realizamos.
Escuchamos a diario personas que se quejan de que su tiempo es escaso y que no se sienten productivas. Mi pregunta con respecto a ello sería ¿qué realizas en la mayor parte de tu tiempo?
Considero que cuando algo importante lo postergas después se vuelve lo urgente, y lo importante es atender lo importante también cuando lo urgente ya ha sido satisfecho, para no ocasionar después retrasos con algo que tuviste la oportunidad de resolver anteriormente y obtener como recompensa tiempo de sobra.
Si priorizas tiempos y actividades, junto con tu tiempo libre, obtendrás un buen resultado y lograrás el propósito de mantener tu vida en equilibrio y evitarás el odioso estrés.
